Uppdaterad 16.1.2024
Detta är en kombinerad dataskyddsuttalande och informationsdokument i enlighet med dataskyddslagen och Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (2016/679/EU).
REGISTERANSVARIG
Asunto Björndahl Kokkola LKV Oy
Besöksadresser: Mannerheimplatsen 2 67100 Karleby, Kyrkgatan 6 68600 Jakobstad, Valtakatu 11 L7 84100 Ylivieska.
Kontaktperson i dataskyddsärenden:
Ekaterina Björndahl
Fastighetsmäklare AFM
Asunto Björndahl Kokkola LKV Oy
Mannerheimplatsen 2
67100 KARLEBY
Asunto Björndahl Vaasa LKV Oy
Besöksadress: Skolhusgatan 47, 65100 Vasa
Kontaktperson i dataskyddsärenden:
Tina Mangs-Svens
Fastighetsmäklare AFM
Asunto Björndahl Vaasa LKV Oy
Skolhusgatan 47
65100 VASA
REGISTRETS NAMN OCH DATAINNEHÅLL
Asunto Björndahl Kokkola LKV Oy och Asunto Björndahl Vaasa LKV Oy:s kundregister (”Kundregister”)
I den mån Kundregistret innehåller personuppgifter följs dataskyddslagen och andra tillämpliga lagar, förordningar, förordningar och officiella anvisningar om behandling av personuppgifter vid behandlingen av dem. Med personuppgifter avses information som kan kopplas till en specifik person. Detta dokument beskriver mer detaljerat rutinerna för insamling, bearbetning och överföring av personuppgifter, samt kundens, det vill säga den registrerades, rättigheter.
Syftet med att samla in personuppgifter
a. Avtals-, kund- eller annat jämförbart förhållande
Kundregistret är avsett att användas av den registeransvarige
- avtals- eller kundförhållande med kunden (t.ex. säljare eller uthyrare);
- förhållandet i samband med utförandet av uppdraget med kundens motpart (t.ex. köpare eller hyresgäst);
- avtalsförhållande med användaren om värdering av objekt eller annan specialisttjänst.
Den registeransvarige kan också samla in information från till exempel personer som är närvarande vid lägenhetspresentationer för att förebygga, övervaka och utreda brott eller övergrepp, eller på annat sätt ta reda på potentiella kunders intressen eller för att etablera en efterföljande kundrelation/tillhandahålla tjänster och för marknadsföring .
I detta uttalande benämns de personer som nämns i punkt a) som Kunden.
b. Lagstiftning om fastighetsförmedling
Lagen om fastighetsförmedling och hyreslägenhetsförmedling (1075/2000) och lagen om förmedling av fastigheter och hyreslägenheter (1074/2000) och hanteringen av uppdrag som grundar sig på dessa samt handläggningen av Kundens egna sökningar kräver bl.a. lagring, användning och bevarande av den information som nämns i avsnittet "Datainnehåll i kundregistret" nedan. Byrån ska t.ex. uppehålla en uppdragsdagbok, i vilken person-, objekt- och händelseinformation och dokument relaterade till varje uppdrag registreras ("Uppdragsdagbok").
c. Lagstadgad tillsyn av penningtvätt
I enlighet med 3 kap 3 § lagen om förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism (444/2017, nedan "penningtvättslagen") lagras kundens identifieringsuppgifter och andra personuppgifter enligt lagen, lagras och kan användas för att förebygga, avslöja och utreda penningtvätt och finansiering av terrorism, samt för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism och för utredning av det brott genom vilket egendom eller vinning av brott som är föremål för av penningtvätt eller finansiering av terrorism har erhållits. Kundidentifikationsinformation eller annan personlig information som förvärvats enbart i syfte att förhindra och avslöja penningtvätt och finansiering av terrorism kommer inte att användas för ett ändamål som är oförenligt med dessa ändamål.
d. Datalagring baserat på samtycke
I den mån registreringsrätten grundad på ovan nämnda lagar eller omständigheter överskrids, eller det inte finns någon annan rättslig grund som nämns, begärs Kundens samtycke till behandling och lagring av personuppgifter separat. Uppdragsdata används även för avtalsförhållanden relaterade till värdering och andra specialisttjänster och lagras på ett sätt som liknar Uppdragsdagboken.
Om den registeransvarige inte får den information som avses i punkterna a), b) och c) kan kundförhållandet inte påbörjas eller fortsätta, eller ingå annat avtal eller delta i rättsliga åtgärder med Kunden. Om lägenhetspresentationen inte ger tillräcklig information för att identifiera besökaren är presentationen för besökaren inte nödvändigtvis möjlig.
Syfte med dataanvändning
- Uppgifterna i kundregistret kan användas för följande huvudändamål:
- kundrelationshantering och utveckling
- producera, tillhandahålla, utveckla, förbättra och skydda tjänster
- fakturering, inkasso och verifiering av kundtransaktioner
- reklaminriktning
- analys och statistik avseende tjänster
- kundkommunikation, marknadsföring och reklam
- skydda och skydda rättigheterna och/eller egendomen för den registeransvarige och andra personer och enheter relaterade till tjänsterna
- hantera de lagstadgade skyldigheterna för den registeransvarige, och
- andra liknande användningsområden.
Asunto Björndahl Karleby LKV Oy/Asunto Björndahl Vasa LKV Oy behandlar uppgifter i Uppdragsdagboken, i registeruppgifterna om tillsynen av penningtvättslagen och i kundkontaktuppgifterna.
Uppdragsdagboken och dess bilagor bearbetar, eller kan bearbeta, information som tillhör följande grupper:
- grundläggande kundinformation, såsom fullständigt namn, adress, spark
- personsignum och eventuellt företagsnummer för den person som agerar på uppdrag av sig själv eller företaget för tillförlitlig identifiering
- information relaterad till fakturering och inkasso
- information relaterad till kunden och avtalsförhållandet, såsom de tjänster som erbjuds kunden, datum för deras användning, datum och information för köperbjudandet, dess godkännande, hyres- eller försäljningskontraktet, information om objekt, provision, säljare av tjänst och annan liknande information
- tillståndsinformation och förbud, såsom tillstånd och förbud för direktmarknadsföring
- intressepunkter och annan information som kunden själv tillhandahållit
- annan händelseinformation om tjänsterna
- klagomål och deras behandlingsinformation
- hyresgästens kreditupplysningar och andra ekonomiska uppgifter i syfte att bedöma förmågan att betala hyra
Följande uppgifter om Kunden behandlas, eller kan komma att behandlas, i registeruppgifterna relaterade till tillsynen av penningtvättslagen:
- namn, födelsedatum och personnummer
- företrädarens namn, födelsedatum och personnummer
- den juridiska personens fullständiga namn, registreringsnummer, registreringsdatum och registreringsmyndighet
- fullständiga namn, födelsedatum och nationaliteter för medlemmarna i den juridiska personens styrelse eller motsvarande beslutande organ
- den juridiska personens verksamhetsområde
- de faktiska förmånstagarnas namn, födelsedatum och personnummer
- namnet på det dokument som används för identitetskontroll, dokumentnumret eller annan identifieringsinformation och utfärdaren eller en kopia av dokumentet eller, om kunden är fjärridentifierad, information om förfarandet eller källorna som används för autentisering
- information om Kundens verksamhet, kvalitet och omfattning av verksamheten, ekonomiska ställning, skäl för att använda transaktionen eller tjänsten och information om medlens ursprung samt annan information som behövs för att känna till Kunden som avses i 4 § 1 mom. Penningtvättslagen
- Uppgifter relaterade till undersökning av medels ursprung enligt 4 § 3 mom. penningtvättslagen och nödvändig information som inhämtats enligt 13 § för att uppfylla den utökade skyldigheten att känna till en politiskt inflytelserik person
- för en utländsk kund som inte har ett finskt personnummer, uppgifter om kundens nationalitet och uppgifter om resehandlingen
- följande kundrelaterad information behandlas eller kan komma att behandlas i kundkontaktinformationslistan:
- namn adress
- syftet med kontakten
- information om kontakt med Kund och tidpunkt för kontakt samt uppföljningsåtgärder
DATALAGRINGSPERIOD
Uppgifterna i uppdragsdagboken bevaras i tio (10) år efter uppdragets slut.
Uppgifter i enlighet med penningtvättslagen lagras i fem (5) år, såvida inte ytterligare lagring av nämnda information är nödvändig för att skydda rättigheterna för en brottsutredning, en pågående rättegång eller rättigheterna för den registeransvarige eller dess anställda. Behovet av ytterligare lagring av information och handlingar kommer då att prövas senast tre (3) år efter den tidigare kontrollen av nödvändigheten av lagring (Lag om förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism, 444/2017, 4 §).
Övriga personuppgifter raderas efter att det inte längre finns behov av att lagra personuppgifterna. Om insamling och lagring av personuppgifter enbart baseras på Kundens samtycke, kommer personuppgifterna att raderas på kundens begäran.
Personuppgifter samlas in från Kunden själv i samband med ett uppdragsavtal, köp- eller hyreserbjudande och andra händelser med anknytning till uppdraget, fullgörande av rapporteringsskyldighet och upprättande av handlingar, vid i övrigt användande av den registeransvariges tjänster eller i övrigt direkt från Kunden, till exempel i lägenhets- och presentationer av objekt, från kontaktformulär på den registeransvariges hemsida, samt från kundnöjdhetsundersökningar och utlottningar. Personuppgifter kan också samlas in och uppdateras från t ex disponentsbyråer, folkbokföring och andra officiella register (såsom utdrag ur bostadsdatasystemet, lagfarts- och inteckningsregistret) och kreditupplysningsregister.
Information baserad på samtycke samlas in direkt från Kunden eller med dennes samtycke från register eller källor som förs av en myndighet eller tredje part.
Den registeransvarige kan lämna ut personuppgifter inom de tillåtna och obligatoriska gränserna för tillämplig lagstiftning, samt för genomförandet av ett avtal mellan parterna eller när en väsentlig koppling är uppfylld.
Personuppgifter kan således lämnas ut till exempelvis regionförvaltningsverket och andra myndigheter, i samband med transaktionen till transaktionsparternas banker och i olika skeden av uppdraget, t.ex. för fastighetsförvaltaren och lantmäterianstalten samt i tvistemål för juridiska biträden. Data överförs inte regelbundet utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Uppgifter kan dock överföras eller avslöjas utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet enligt lag, om uppgifterna överförs till ett land där Europeiska kommissionen har bestämt att dataskyddsnivån är adekvat, eller avtalsöverenskommelser kan garantera en adekvat nivå av dataskydd. En överföring utanför EU kan även tillfälligt ske vid användning av olika molntjänster, som OneDrive, iCloud eller Dropbox.
Uppgifter lämnas ut till myndigheterna i de fall som krävs enligt lag.
Köpeskillingen och övriga uppgifter om föremålet för försäljningen överlämnas även till Kiinteistönvälytysala Keskusliitto (KVKL) ry, där uppgifterna lagras i KVKL:s prisspårningstjänst (HSP) som används av fastighetsmäklare i den utsträckning som tjänsten kräver. Information om HSP kan vidarebefordras till HSP:s kunder. Sekretesspolicyn för tjänsten i fråga kan läsas på
https://www.hintaseurantapalvelu.fi/kvkl-hsp-tietosuoja-ja-rekisteriseloste-2021-10.pdf.
I samband med utläggning av den registeransvariges datahantering kan behandling av personuppgifter även ske av underleverantörer till den registeransvarige, men då endast på uppdrag av den registeransvarige. Sådana underleverantörer kan till exempel vara tjänsteleverantörer av fastighetsmäklarsystem och marknadsföringssystem, samt enheter som underhåller annonsportaler för lägenhetsförsäljning och företag som utför mätningar av kundnöjdhet.
Asunto Björndahl Karleby LKV Oy/Asunto Björndahl Vasa LKV Oy:s underleverantörer är Linear-programvara (fastighetsmäklarsystemet Linear, inklusive faktureringssystem). Företagets integritetspolicy finns på länken
https://linear.fi/wp-content/uploads/2022/10/Linear-Oy_Asiakas-ja-markkinointirekisterin-tietosuojaseloste.pdf.
Asunto Björndahl Karleby LKV Oy/Asunto Björndahl Vasa LKV Oy:s underleverantörer är PDX-programvara (fastighetsmäklarsystemet PDX+) samt lägenhetsportalen Oikotie, som tillhör Schibsted-koncern, vars integritetspolicy finns på länken
https://info.privacy.schibsted.com/fi/tietosuoja-ja-evastekaytannot/.
Lägenhetsportalerna Etuovi, Vuokraovi och Kauppalehti toimitilat som alla tillhör Alma Medias-koncern, deras integritetspolicy kan läsas från länken
https://www.almamedia.fi/tietosuoja/.
SKYDD AV REGISTRET / HUR SKYDDAR ASUNTO BJÖRNDAHL KOKKOLA LKV OY, ASUNTO BJÖRNDAHL VAASA LKV OY DINA PERSONUPPGIFTER?
Tillgång till registret kräver ett användar-ID som beviljats av administratören av Kundregistret. Administratören bestämmer också vilken åtkomstnivå som ges till andra användare. Endast de anställda hos den registeransvarige och anställda hos underleverantörer har tillgång till den information för vilken det är nödvändigt att utföra arbetsrelaterade uppgifter. Uppgifterna samlas in i tjänstens databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska medel. Databaserna finns i låsta och bevakade lokaler och endast vissa fördefinierade personer kan komma åt informationen. Kundinformation lagras elektroniskt. Om personuppgifter som innehåller ett personnummer överförs av Asunto Björndahl Kokkola LKV Oy/Asunto Björndahl Vasa LKV Oy, till exempel via e-post, sker det på ett skyddat sätt.
I den mån personuppgifter behandlas för den registeransvariges räkning av dennes underleverantör har avtal mellan den registeransvarige och underleverantören tagit hand om organisationen av lämpliga skyddsåtgärder och säkerställt att behandlingen av personuppgifter uppfyller kraven i dataskyddslagen.
KUNDENS RÄTTIGHETER / HUR KAN DU HANDLA FÖR ATT FÖRSÄKRA BEHANDLINGENS LAGLIGHET?
Kunden har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom som finns lagrade i Kundregistret. Beställaren ska framföra inspektionsbegäran till den registeransvarige skriftligen i undertecknad form eller i ett liknande bestyrkt dokument, eller via e-post.
Till skillnad från vad som sagts ovan har Kunden inte rätt att ta del av den information som inhämtats för att fullgöra den rapporterings- eller rapporteringsskyldighet som föreskrivs i penningtvättslagen (4:3 § penningtvättslagen). Dataskyddsombudet kan dock på kundens begäran kontrollera lagligheten av behandlingen av dessa uppgifter.
Den registeransvarige ska leverera ovan nämnda information till Kunden inom 30 dagar efter det att inspektionsbegäran lämnats.
Kunden har rätt att få kunduppgifter om sig som han själv har lämnat överförda till tredje part i ett strukturerat och vanligt förekommande maskinläsbart format. Den registeransvarige behåller dock de överförda uppgifterna i enlighet med denna integritetspolicy.
Kunden har rätt att rätta uppgifter om honom/henne som finns lagrade i personregistret i den mån de är felaktiga.
Rätt att förbjuda direktmarknadsföring
Kunden har rätt att invända mot behandling av uppgifter som rör honom/henne för direktmarknadsföring samt marknads- och opinionsundersökningar och utveckling av den registeransvariges verksamhet samt att begränsa behandlingen av uppgifter rörande honom/henne, samt rätten att få de personuppgifter som rör honom/henne redan registrerade och lagrade för nämnda ändamål raderade, även om grunden för behandlingen av uppgifterna skulle vara annorlunda.
Återtagande av samtycke
Om uppgifterna i registret grundar sig på det samtycke som Kunden lämnat, kan samtycket när som helst återtas genom att meddela den registeransvariges kontaktperson som nämns i detta uttalande. Baserat på begäran kommer all information som inte behöver lagras, eller inte kan lagras, att raderas baserat på lagen eller andra skäl som nämns i denna integritetspolicy.
Förfarande för att utöva rättigheter
Du kan göra en inspektion, rättelse eller annan begäran genom att kontakta den registeransvariges kontaktperson med hjälp av de kontaktuppgifter som nämns i detta uttalande.
Rätt att anföra klagomål
Kunden har rätt att anföra klagomål till Dataskyddsombudet om den registeransvarige inte följer kundens rättelse eller annan begäran.
PROFILERING OCH AUTOMATISKT BESLUTSFATTANDE
Den registeransvarige profilerar inte Kunden på grundval av personuppgifter eller använder automatiskt beslutsfattande.